No processo de devolução de mercadorias, o sistema permite emitir notas utilizando tipo de participante Cliente ou Fornecedor. A escolha correta depende de quem está devolvendo a mercadoria e da operação fiscal realizada.
Entender essa diferença é importante para garantir que a NF-e seja emitida corretamente e aceita pela SEFAZ.
Devolução Fornecedor x Cliente
FORNECEDOR:
A devolução tipo fornecedor ocorre quando sua empresa devolve mercadorias que comprou de um fornecedor.
Ou seja, trata-se de uma devolução de compra.
Exemplo de situação:
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A empresa compra produtos de um fornecedor.
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Ao receber a mercadoria, identifica produto com defeito ou divergência.
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A empresa emite uma nota fiscal devolvendo a mercadoria ao fornecedor.
Características da operação:
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Destinatário da nota: Fornecedor
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Referência: Nota fiscal de compra
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Operação: Devolução de compra
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A mercadoria retorna ao fornecedor
CLIENTE:
A devolução tipo cliente ocorre quando um cliente devolve para a empresa uma mercadoria que foi vendida anteriormente.
Ou seja, trata-se de uma devolução de venda.
Exemplo de situação:
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A empresa vende um produto para um cliente.
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O cliente devolve o produto por defeito, troca ou cancelamento da compra.
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A empresa registra a devolução utilizando tipo Cliente.
Características da operação:
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Participante da nota: Cliente
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Referência: Nota fiscal de venda
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Operação: Entrada de devolução de venda
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A mercadoria retorna ao estoque da empresa
Requisitos para realizar a devolução
Antes de iniciar o processo, verifique se as seguintes informações estão disponíveis:
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Nota fiscal de compra original;
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Fornecedor/Cliente cadastrado no sistema;
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Produtos vinculados à nota de compra/venda;
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CFOP de devolução configurado;
- Cadastro da operação, configurado devidamente;
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Natureza de operação correta;
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Série e numeração da nota fiscal configuradas;
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Certificado digital válido para emissão da NF-e.
Devolução Interna e Externa – Qual a diferença?
Ao realizar uma devolução de nota fiscal, é importante identificar se a operação é interna ou externa, pois isso define o CFOP utilizado, a tributação e as validações da SEFAZ.
A classificação depende do estado do emitente em relação ao estado do destinatário da nota.
Devolução Interna
A devolução interna ocorre quando a operação é realizada entre empresas localizadas no mesmo estado.
Exemplo:
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Empresa localizada em São Paulo vende ou compra mercadoria.
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A devolução ocorre para uma empresa também localizada em São Paulo.
Nesse caso, a operação é considerada interna.
Exemplos de CFOP utilizados
Devolução de compra:
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5201 – Devolução de compra para industrialização
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5202 – Devolução de compra para comercialização
Devolução de venda:
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1201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento
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1202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida para comercialização
Devolução Externa (Interestadual)
A devolução externa ocorre quando a operação é realizada entre empresas localizadas em estados diferentes.
Exemplo:
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Empresa localizada em São Paulo;
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Fornecedor ou cliente localizado em Minas Gerais.
Nesse caso, a devolução será considerada interestadual (externa).
Exemplos de CFOP utilizados:
Devolução de compra:
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6201 – Devolução de compra para industrialização
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6202 – Devolução de compra para comercialização
Devolução de venda:
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2201 – Devolução de venda de produção do estabelecimento
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2202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida para comercialização
Como identificar se é interna ou externa?
A operação será definida conforme o estado cadastrado no emitente e no destinatário da nota fiscal.
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Mesmo estado → Operação interna
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Estados diferentes → Operação interestadual (externa)
Identificando a nota de compra
Devolução de Nota por Importação da Nota Fiscal
A devolução também pode ser realizada através da importação da nota fiscal de origem, facilitando o preenchimento das informações, pois o sistema utilizará automaticamente os dados do documento importado.
Passos para realizar a devolução por importação
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Acesse o menu de Emissão de Notas Fiscais.
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Selecione a opção de importar a nota fiscal de origem.
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Localize a nota fiscal que será utilizada como base para a devolução.
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Após a importação, o sistema carregará automaticamente:
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Produtos
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Quantidades
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Valores
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Dados do participante (cliente ou fornecedor)
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Verifique se o CFOP de devolução está correto (interno ou interestadual).
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Confirme os dados fiscais e tributários da operação.
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Finalize a emissão e transmita a NF-e para a SEFAZ.
Vantagens da importação
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Reduz erros de digitação
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Garante que os produtos e valores estejam iguais à nota original
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Facilita o vínculo da chave da NF-e de origem
Caminho: Movimento > Notas Fiscais > Compra
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Localize a nota de compra lançada
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Abra o documento para conferir:
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Produtos
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Quantidades
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Valores
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Chave da NF-e
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Essas informações serão utilizadas na devolução.
Emissão da nota de devolução
Para emitir a devolução, o sistema utilizará as informações da nota de entrada como base.
Caminho: Movimento > Notas Fiscais > Emissão > Importação
Também é possível realizar a devolução de nota fiscal de forma manual no sistema.
Nesse caso, será necessário informar manualmente os dados da operação, seguindo os passos abaixo:
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Selecionar a operação correspondente à devolução (conforme configurado na regra fiscal).
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Informar o fornecedor ou cliente, de acordo com o tipo de devolução que está sendo realizada.
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Definir o CFOP correto, considerando se a devolução é interna ou interestadual.
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Incluir o(s) produto(s) que fazem parte da devolução, respeitando as quantidades e valores da nota original.
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Referenciar o documento fiscal emitido anteriormente, informando a chave de acesso da nota fiscal de origem.
Após preencher todas as informações corretamente, basta prosseguir com a emissão da nota de devolução.
Informações obrigatórias na devolução
Na devolução de compra, a NF-e deve conter:
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Chave da NF-e de origem;
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CFOP de devolução correto;
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Dados do fornecedor;
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Produtos e quantidades devolvidas;
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Valores correspondentes à devolução;
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Motivo da devolução (quando necessário).
Essas informações são exigidas para que a SEFAZ identifique corretamente o vínculo com a nota original.
Cuidados importantes
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A quantidade devolvida não pode ser maior que a quantidade comprada;
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Os produtos devem ser os mesmos da nota original;
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Verifique o CFOP correto de devolução, conforme orientação contábil;
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Confirme se os impostos estão sendo calculados corretamente;
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Sempre referencie a chave da NF-e de origem.
Após a emissão da devolução
Após emitir a nota fiscal:
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Transmitir a NF-e para a SEFAZ;
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Aguardar a autorização da nota;
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Imprimir o DANFE, se necessário;
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Enviar a nota fiscal ao fornecedor.
Observação
As configurações fiscais e CFOP de devolução podem variar conforme o regime tributário da empresa. Portanto, sempre que houver dúvidas, recomenda-se validar com a contabilidade responsável.